Архивные услуги: почему это важно
Передача документов в архив является своего рода итогом бумажной работы, с которой многие сотрудники сталкиваются на рабочем месте. Они кивают и бормочут, соглашаясь, когда это обсуждается - но насколько на самом деле они это понимают, и какие преимущества архив может иметь для бизнеса. Архивирование или передача документов на хранение в архив - это жизненно важный процесс управления документами, с которым должны быть знакомы предприятия и их сотрудники. Последствия непонимания процессов архивации могут создать серьезные проблемы в будущем.
Архивные услуги оказывают профессиональные компании, в обязанности которых входит подготовка и передача документов в архив, хранение их в течение требуемого срока, а затем уничтожение. Возможна также оцифровка документов, создание электронной версии. Одним из лидеров российского рынка в данной области является компания компании РАЙСВОЛФ, занимающаяся услугами архивирования в нашей стране с 2014 года. На официальном сайте компании https://reisswolf.ru/ можно подробнее ознакомиться с ее услугами, узнать о стоимости и готовых решениях для бизнеса.
Важность эффективного архивирования
Хранение документов в архиве жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами. По мере роста бизнеса будет создаваться больше данных, которые необходимо тщательно контролировать, чтобы правильно их использовать. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для предприятий, которые никогда не работают с архивами.
Документы, которые не находятся в архиве, труднее найти, обезопасить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде - например, на ноутбуке сотрудников - и, таким образом, будут недоступны для других пользователей. Это в конечном итоге окажет негативное влияние на бизнес-функции и производительность персонала.
Архивные услуги для растущего бизнеса несут в себе ряд преимуществ и позволяют:
- Предотвратить потерю данных. Документы, которые не были помещены на хранение в архив, могут быть потеряны навсегда. Шансы случайной потери или неправильного размещения сотрудником невелики, но это случается. В некоторых случаях удается восстановить документ, но это может занять некоторое время, дорого стоить и редко быть точным на 100%. Архивные данные позволяют сотрудникам самостоятельно получать резервную копию информации, не полагаясь на опыт третьих лиц.
- Соблюсти правовые требования. Помещение документов в архив важно и по юридическим причинам. Многие предприятия случайно избавляются от документов, которые они должны хранить на законных основаниях, согласно «Перечню документов со строками хранения». Эффективная система в архиве обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от того, знает ли каждый сотрудник сроки хранения. Органы по защите данных применяют более строгие меры наказания для предприятий, поэтому сотрудники должны быть осведомлены о том, что игнорирование этих правил может привести к значительным штрафам в некоторых случаях.
- Повысить безопасность. Передача документов на хранение в архив также важно по соображениям безопасности, особенно в то время, когда утечки данных становятся все более частыми. Благодаря надежному хранению документов предприятия могут отслеживать информацию и повышать защиту от несанкционированных действий третьих лиц. Даже самые осторожные компании сейчас становятся мишенями. Бумажные документы в открытом обращении могут быть легко взяты из переполненных офисов или украдены недобросовестными сотрудниками. Надежная компания, предлагающая архивные услуги, снизит этот риск.
Архивные услуги жизненно важны для непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности на конкурентном рынке.
Опубликовано 21.02.2020 18:51